SIKEPO (Sistem Informasi Kinerja dan Kepegawaian RSUD Prof. H. Muhammad Yamin, S.H.)

Pedoman Teknis Inovasi SIKEPO (Sistem Informasi Kinerja dan Kepegawain)

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan administrasi kepegawaian.
• Menyediakan sistem monitoring kinerja pegawai yang terintegrasi dan mudah diakses.
• Meningkatkan akuntabilitas pegawai dalam pelaksanaan tugas dan pelaporan kegiatan.
• Mempermudah pimpinan dalam melakukan evaluasi kinerja berbasis data.
• Mendukung transformasi digital dan tata kelola rumah sakit yang modern

1. Bagi Pegawai
Mempermudah pegawai dalam menyusun target kerja, melaporkan kegiatan harian, mengajukan administrasi kepegawaian, serta meningkatkan kedisiplinan dan akuntabilitas kerja.

2. Bagi Atasan/Kepala Ruangan
Memudahkan monitoring dan evaluasi kinerja pegawai berdasarkan unit kerja secara lebih cepat dan objektif.

3. Bagi Bagian Kepegawaian
Meningkatkan efisiensi pengelolaan data pegawai, administrasi kepegawaian, serta monitoring kinerja dalam satu sistem terintegrasi.

4. Bagi Manajemen
Menyediakan informasi kinerja pegawai yang akurat sebagai dasar evaluasi, perencanaan sumber daya manusia, dan pengambilan keputusan strategis.

5. Bagi Rumah Sakit
Mendukung peningkatan mutu tata kelola organisasi, memperkuat sistem informasi manajemen, serta mewujudkan pelayanan rumah sakit yang efektif, transparan, dan berbasis digital.

Bagi Pegawai
Mempermudah pegawai dalam menyusun target kerja, melaporkan kegiatan harian, mengajukan administrasi kepegawaian, serta meningkatkan kedisiplinan dan akuntabilitas kerja.

Bagi Atasan/Kepala Ruangan
Memudahkan monitoring dan evaluasi kinerja pegawai berdasarkan unit kerja secara lebih cepat dan objektif.

Bagi Bagian Kepegawaian
Meningkatkan efisiensi pengelolaan data pegawai, administrasi kepegawaian, serta monitoring kinerja dalam satu sistem terintegrasi.

Bagi Manajemen
Menyediakan informasi kinerja pegawai yang akurat sebagai dasar evaluasi, perencanaan sumber daya manusia, dan pengambilan keputusan strategis.

Bagi Rumah Sakit
Mendukung peningkatan mutu tata kelola organisasi, memperkuat sistem informasi manajemen, serta mewujudkan pelayanan rumah sakit yang efektif, transparan, dan berbasis digital.

• Tersedianya sistem digital yang mengintegrasikan pengelolaan kepegawaian dan kinerja pegawai.
• Peningkatan efektivitas monitoring target dan realisasi kerja pegawai.
• Administrasi kepegawaian menjadi lebih cepat, tertata, dan mudah ditelusuri.
• Peningkatan akuntabilitas pegawai melalui dokumentasi kegiatan kerja yang sistematis.
• Tersedianya data kinerja pegawai yang dapat dimanfaatkan manajemen dalam evaluasi dan pengambilan keputusan.
• Mendukung implementasi Smart ASN dan transformasi digital di lingkungan RSUD Prof. H. Muhammad Yamin, S.H.

🎥 Tonton Video Inovasi SIKEPO (Sistem Informasi Kinerja dan Kepegawaian)

DASAR HUKUM

• Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan;
• Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara;
• Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil;
• Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai Aparatur Sipil Negara;
• Peraturan Menteri Kesehatan tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit;
• Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 20 Tahun 2021 tentang Implementasi Core Values ASN BerAKHLAK.

PERMASALAHAN
Permasalahan Makro

• Perkembangan transformasi digital menuntut instansi pemerintah dan fasilitas pelayanan kesehatan menerapkan sistem kerja yang lebih efektif, transparan, dan berbasis teknologi.
• Pengelolaan sumber daya manusia membutuhkan sistem informasi yang mampu menyediakan data kinerja dan kepegawaian secara cepat, akurat, serta mudah diakses.
• Peningkatan akuntabilitas kinerja organisasi membutuhkan sistem monitoring yang mampu mendukung evaluasi berbasis data.

Permasalahan Mikro

• Pengelolaan administrasi kepegawaian masih membutuhkan proses manual sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama.
• Monitoring kinerja pegawai belum optimal karena data target dan realisasi pekerjaan belum terintegrasi dalam satu sistem.
• Kesulitan pimpinan dalam memantau capaian kinerja pegawai berdasarkan unit atau ruangan kerja.
• Proses penyusunan laporan kegiatan harian, target kinerja tahunan, dan target kinerja bulanan belum terdokumentasi secara sistematis.
• Pengelolaan administrasi seperti pengajuan cuti dan monitoring status kepegawaian masih membutuhkan proses koordinasi yang panjang.
• Data kepegawaian belum sepenuhnya dimanfaatkan sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen

ISU STRATEGIS
Global
Perkembangan teknologi digital dalam manajemen sumber daya manusia mendorong organisasi untuk menerapkan sistem kerja yang lebih efektif, efisien, transparan, dan berbasis data. 

Nasional

• Penguatan reformasi birokrasi melalui digitalisasi pelayanan publik.
• Implementasi konsep Smart ASN dalam meningkatkan profesionalisme dan kinerja aparatur.
• Penerapan Core Values ASN BerAKHLAK dalam menciptakan pelayanan publik yang berorientasi pada akuntabilitas dan kualitas.

Lokal

• Belum optimalnya sistem monitoring kinerja pegawai secara digital di lingkungan RSUD Prof. H. Muhammad Yamin, S.H.
• Perlunya sistem yang mampu mengintegrasikan administrasi kepegawaian dengan pengelolaan kinerja pegawai.
• Kebutuhan manajemen terhadap data pegawai yang cepat, akurat, dan dapat digunakan sebagai dasar evaluasi organisasi.

METODE PEMBAHARUAN

Kondisi Sebelum Inovasi

• Pengelolaan data dan administrasi kepegawaian masih membutuhkan proses manual dan koordinasi antar bagian.
• Monitoring target dan realisasi kinerja pegawai belum dapat dilakukan secara cepat.
• Laporan kegiatan pegawai belum tersusun dalam sistem yang terintegrasi.
• Pimpinan membutuhkan waktu lebih lama untuk memperoleh informasi perkembangan kinerja pegawai.
• Proses pengajuan dan monitoring administrasi pegawai seperti cuti masih membutuhkan verifikasi secara bertahap.

Kondisi Setelah Inovasi

• Implementasi aplikasi SIKEPO sebagai sistem informasi kepegawaian dan kinerja pegawai berbasis digital.
• Data pegawai dapat dikelola secara terpusat sesuai mapping unit atau ruangan kerja.
• Pegawai dapat menyusun target kinerja tahunan, target bulanan, dan laporan kegiatan harian melalui aplikasi.
• Atasan dapat melakukan monitoring, verifikasi, dan evaluasi kinerja pegawai secara lebih mudah.
• Pengelolaan cuti dan administrasi pegawai menjadi lebih terstruktur.
• Data kinerja dan kepegawaian dapat digunakan sebagai dasar evaluasi dan pengambilan keputusan manajemen.

KEUNGGULAN

• Sistem terintegrasi yang menggabungkan administrasi kepegawaian dan monitoring kinerja dalam satu aplikasi.
• Monitoring kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih cepat dan transparan.
• Mendukung pemetaan pegawai berdasarkan unit atau ruangan kerja.
• Mempermudah penyusunan target kerja dan pelaporan kegiatan pegawai.
• Mengurangi penggunaan dokumen manual sehingga meningkatkan efisiensi administrasi.
• Data tersimpan secara sistematis dan dapat digunakan untuk evaluasi berbasis data.
• Mendukung penerapan Smart ASN dan transformasi digital rumah sakit.

TAHAPAN / CARA KERJA INOVASI

• Pegawai melakukan login ke aplikasi SIKEPO menggunakan akun yang telah diberikan.
• Admin kepegawaian melakukan pengelolaan data pegawai dan pengaturan hak akses pengguna.
• Pegawai menyusun target kinerja tahunan dan bulanan sesuai tugas dan fungsi masing-masing.
• Pegawai melakukan pencatatan kegiatan harian sebagai bentuk pelaporan pekerjaan.
• Atasan atau kepala ruangan melakukan monitoring dan verifikasi terhadap kinerja pegawai.
• Pegawai dapat melakukan pengajuan administrasi seperti cuti melalui sistem.
• Data yang tersimpan dalam aplikasi digunakan sebagai bahan monitoring, evaluasi, dan pengambilan keputusan manajemen.