SMART-RAD (Sistem Manajemen Radiologi Terintegrasi – Radiology Administration with Digitalization)

Lihat Panduan Teknis Inovasi Smart-Rad

1. Membangun sistem administrasi pelayanan radiologi berbasis Google Spreadsheet yang terintegrasi.

2. Mendukung penyusunan laporan pelayanan radiologi secara berkala sebagai dasar monitoring dan evaluasi pelayanan.

1. Meningkatnya efektivitas dan efisiensi pengelolaan administrasi pelayanan radiologi.
2. Meningkatnya akurasi dan konsistensi data administrasi pelayanan.
3. Berkurangnya risiko kesalahan pencatatan (human error) dan pencatatan berulang (double entry).
4. Meningkatnya kecepatan proses rekapitulasi dan penyusunan laporan pelayanan.
5. Tersedianya data pelayanan radiologi yang lebih cepat, akurat, dan mudah diakses sebagai dasar monitoring dan evaluasi pelayanan.

1. Sistem administrasi pelayanan radiologi berbasis Google Spreadsheet yang terintegrasi.
2. Database administrasi pelayanan radiologi yang tersusun secara sistematis dan terdokumentasi.
3. Rekapitulasi data pelayanan harian, bulanan, dan tahunan secara otomatis.
4. Dashboard monitoring pelayanan radiologi yang menyajikan informasi secara real time.
5. Penyediaan laporan pelayanan radiologi yang lebih cepat, akurat, dan mudah diakses untuk mendukung pengambilan keputusan.

🎥 Tonton Inovasi Smart-Rad

DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan;
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2020 Tentang Pelayanan Radiologi Klinik;
4. Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2017 tentang Inovasi Daerah;
5. PermenPANRB No. 91 Tahun 2021 tentang Inovasi Pelayanan Publik;
6. Peraturan Gubernur Sumatera barat Nomor 62 Tahun 2018 Tentang Inovasi Daerah.

PERMASALAHAN

Permasalahan Makro

Pelayanan radiologi merupakan layanan penunjang medis yang berperan dalam penegakan diagnosis, penentuan terapi, serta evaluasi kondisi pasien. Perkembangan teknologi pencitraan medis telah meningkatkan jumlah dan kompleksitas pemeriksaan radiologi sehingga menghasilkan volume data administrasi yang semakin besar dan memerlukan pengelolaan yang efektif, akurat, serta berkelanjutan. Menyikapi perkembangan tersebut, World Health Organization (WHO) melalui Global Strategy on Digital Health 2020–2025 menetapkan transformasi digital sebagai strategi utama dalam memperkuat sistem kesehatan melalui peningkatan kualitas data, interoperabilitas sistem informasi, efisiensi layanan, serta pengambilan keputusan berbasis bukti (evidence-based decision making). Strategi tersebut menjadi acuan bagi 194 negara anggota WHO dalam mengembangkan sistem kesehatan digital guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.

International Atomic Energy Agency (IAEA) melaporkan bahwa lebih dari 4,2 miliar prosedur pencitraan medis dilakukan setiap tahun di seluruh dunia dan jumlah tersebut terus meningkat seiring berkembangnya teknologi diagnostik serta meningkatnya kebutuhan pelayanan kesehatan. Peningkatan volume pemeriksaan tersebut berdampak pada bertambahnya data administrasi yang harus dikelola secara cepat, akurat, dan berkesinambungan. Mariani et al. (2006) menjelaskan bahwa pelayanan radiologi merupakan suatu workflow yang meliputi registrasi pasien, penerimaan permintaan pemeriksaan, penjadwalan, pelaksanaan pemeriksaan, interpretasi hasil, hingga distribusi laporan. Setiap tahapan menghasilkan data administrasi yang saling berkaitan sehingga ketepatan pengelolaannya menjadi faktor penting dalam menjamin kelancaran pelayanan radiologi. Namun, pengelolaan administrasi yang masih dilakukan secara manual berpotensi menurunkan akurasi data, meningkatkan risiko human error dan duplikasi pencatatan (double entry), memperlambat pembaruan data, serta menghambat proses monitoring dan penyusunan laporan pelayanan. Kondisi tersebut menunjukkan bahwa penguatan sistem administrasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari upaya meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan mutu pelayanan radiologi.

Sejalan dengan perkembangan tersebut, Pemerintah Indonesia terus mendorong transformasi digital kesehatan melalui implementasi Rekam Medis Elektronik (RME) sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 serta pengembangan platform SATUSEHAT sebagai sistem interoperabilitas data kesehatan nasional. Kebijakan tersebut bertujuan mewujudkan pelayanan kesehatan yang lebih terintegrasi, efektif, dan berorientasi pada pemanfaatan data. Namun, implementasi transformasi digital di rumah sakit masih menghadapi berbagai tantangan. Sanjaya et al. (2023) melaporkan bahwa dari 3.052 rumah sakit di Indonesia, hanya 973 rumah sakit (31,9%) yang mengikuti asesmen tingkat kematangan digital dengan rata-rata skor kematangan digital sebesar 2,6 dari skala 5. Temuan tersebut menunjukkan bahwa implementasi transformasi digital di rumah sakit Indonesia masih memerlukan penguatan, terutama pada aspek tata kelola, integrasi sistem informasi, dan optimalisasi pemanfaatan teknologi digital pada tingkat operasional pelayanan.

Berdasarkan berbagai kondisi tersebut, transformasi digital dalam pengelolaan administrasi pelayanan radiologi merupakan kebutuhan yang semakin penting untuk mendukung peningkatan mutu pelayanan kesehatan. Besarnya volume data pelayanan, kompleksitas proses administrasi, serta masih adanya kesenjangan implementasi transformasi digital menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi radiologi memerlukan inovasi yang adaptif, sederhana, dan mudah diterapkan sesuai dengan kebutuhan operasional unit pelayanan.

 Permasalahan Mikro

Pada tingkat fasilitas pelayanan kesehatan (rumah sakit), khususnya pada Instalasi Radiologi, masih ditemukan beberapa permasalahan dalam pengelolaan administrasi pelayanan radiologi, antara lain:

1. Instalasi Radiologi RSUD Prof. H. Muhammad Yamin, SH merupakan salah satu unit penunjang medis yang memberikan pelayanan pemeriksaan radiologi kepada pasien rawat jalan, rawat inap, maupun instalasi gawat darurat. Tingginya aktivitas pelayanan radiologi setiap hari menyebabkan volume data administrasi yang harus dikelola juga semakin besar sehingga diperlukan sistem administrasi yang mampu mendukung pencatatan, monitoring, dan penyusunan laporan pelayanan secara cepat, akurat, dan berkesinambungan.
2. Proses administrasi pelayanan radiologi saat ini masih dilakukan melalui pencatatan pada buku administrasi sebagai media kerja harian. Data yang telah dicatat kemudian direkap kembali ke dalam Microsoft Excel untuk kebutuhan pelaporan. Meskipun data pemeriksaan pasien telah tersedia pada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMGOS), proses administrasi operasional masih dilakukan secara terpisah sehingga terjadi pencatatan berulang (double entry) pada beberapa media.
3. Berdasarkan hasil observasi di Instalasi Radiologi, masih ditemukan kendala dalam proses administrasi pelayanan, antara lain kesalahan penulisan identitas pasien atau nomor pemeriksaan, data pelayanan yang belum tercatat pada buku administrasi, serta ketidaksesuaian antara data pada buku administrasi dengan data rekapitulasi di Microsoft Excel. Kondisi tersebut mengharuskan petugas melakukan pengecekan ulang terhadap buku administrasi maupun data pada SIMGOS sebelum laporan pelayanan disusun.
4. Permasalahan tersebut berdampak pada meningkatnya waktu yang diperlukan dalam proses verifikasi dan rekapitulasi data pelayanan. Apabila ditemukan ketidaksesuaian data, proses pencocokan kembali antara SIMGOS, buku administrasi, dan Microsoft Excel dapat memerlukan waktu lebih dari 1 jam sehingga meningkatkan beban kerja petugas serta mempengaruhi efektivitas monitoring dan ketepatan penyusunan laporan pelayanan radiologi.

 ISU STRATEGIS

Global

Transformasi digital pelayanan kesehatan menjadi salah satu tantangan sekaligus kebutuhan global seiring meningkatnya kompleksitas pelayanan kesehatan dan volume data yang harus dikelola. World Health Organization (WHO) melalui Global Strategy on Digital Health 2020–2025 mendorong seluruh negara anggota untuk memperkuat sistem kesehatan melalui pemanfaatan teknologi digital yang mampu meningkatkan kualitas data, efisiensi pelayanan, dan pengambilan keputusan berbasis bukti. Kondisi tersebut semakin penting pada pelayanan radiologi, mengingat International Atomic Energy Agency (IAEA) melaporkan bahwa lebih dari 4,2 miliar prosedur pencitraan medis dilakukan setiap tahun di seluruh dunia sehingga menghasilkan volume data administrasi yang sangat besar. Permasalahan tersebut menunjukkan perlunya inovasi digital dalam pengelolaan administrasi pelayanan kesehatan sebagai bagian dari upaya mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) Tujuan 3 (Good Health and Well-being) melalui peningkatan mutu pelayanan kesehatan serta Tujuan 9 (Industry, Innovation and Infrastructure) melalui pemanfaatan inovasi dan teknologi dalam pelayanan publik.

 Nasional

Pemerintah Indonesia terus mempercepat transformasi digital kesehatan melalui implementasi Rekam Medis Elektronik (RME) sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 serta pengembangan platform SATUSEHAT sebagai sistem interoperabilitas data kesehatan nasional. Kebijakan tersebut bertujuan mewujudkan pelayanan kesehatan yang lebih terintegrasi, efektif, dan berbasis data. Namun, implementasi transformasi digital di rumah sakit masih menghadapi berbagai tantangan. Sanjaya et al. (2023) melaporkan bahwa hanya 973 dari 3.052 rumah sakit (31,9%) yang mengikuti asesmen tingkat kematangan digital dengan rata-rata skor 2,6 dari skala 5. Kondisi tersebut menunjukkan bahwa penguatan digitalisasi administrasi pada tingkat operasional masih diperlukan untuk mendukung implementasi kebijakan transformasi digital kesehatan di Indonesia.

 Lokal

Berdasarkan hasil observasi terhadap administrasi pemeriksaan radiografi konvensional di Instalasi Radiologi RSUD Prof. H. Muhammad Yamin, SH periode Februari–Mei 2026, masih ditemukan berbagai permasalahan administrasi yang terjadi secara berulang. Pada bulan Februari ditemukan human error berupa kesalahan penomoran administrasi sebanyak 3 kejadian (0,43%) serta 1 data pelayanan belum terdokumentasi (0,14%). Pada bulan Maret ditemukan 11 data pelayanan belum terdokumentasi (1,72%) dan 25 data administrasi tidak lengkap (3,91%). Selanjutnya, pada bulan April ditemukan kesalahan penomoran administrasi yang menyebabkan 100 nomor register tidak digunakan (18,94%), sehingga urutan penomoran pemeriksaan berikutnya harus disesuaikan dengan nomor yang telah terlewat. Sementara itu, pada bulan Mei masih ditemukan 1 kesalahan penomoran administrasi (0,16%). Kondisi tersebut mengharuskan petugas melakukan verifikasi ulang terhadap buku administrasi, SIMGOS, dan data rekapitulasi sebelum laporan pelayanan disusun. Apabila ditemukan ketidaksesuaian data, proses verifikasi dan rekapitulasi dapat memerlukan waktu lebih dari satu jam sehingga memengaruhi efektivitas pengelolaan administrasi serta ketepatan penyusunan laporan pelayanan radiologi.

 METODE PEMBAHARUAN

Kondisi Sebelum Inovasi

Sebelum adanya SMART-RAD :

• Pencatatan administrasi pelayanan radiologi dilakukan secara manual menggunakan buku administrasi.
• Data pada buku administrasi direkap kembali ke Microsoft Excel untuk penyusunan laporan.
• Proses administrasi masih menggunakan pencatatan berulang (double entry) sehingga meningkatkan beban kerja petugas.
• Kesalahan penulisan, data yang terlewat dicatat, dan ketidaksesuaian data masih sering ditemukan sehingga memerlukan pengecekan ulang.
• Monitoring jumlah pemeriksaan dan penyusunan laporan dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu lebih lama.
• Data administrasi sulit diakses secara bersamaan oleh petugas yang berkepentingan.

Kondisi Setelah Inovasi

Setelah diterapkannya SMART-RAD :

• Pencatatan administrasi dilakukan secara digital menggunakan SMART-RAD berbasis Google Spreadsheet.
• Data pelayanan langsung tersimpan dalam SMART-RAD sehingga rekapitulasi dilakukan secara otomatis dalam satu media.
• Proses pencatatan menjadi lebih sederhana melalui satu kali input data (single entry) pada SMART-RAD.
• Format isian yang terstandar membantu meminimalkan kesalahan pencatatan dan meningkatkan akurasi data administrasi.
• Monitoring pelayanan dan rekapitulasi laporan dapat dilakukan secara real time sehingga lebih cepat dan efisien.
• Data dapat diakses secara bersama sesuai kebutuhan sehingga memudahkan koordinasi dan pengelolaan administrasi pelayanan radiologi\

KEUNGGULAN

SMART-RAD memiliki beberapa keunggulan dibandingkan sistem administrasi yang digunakan sebelumnya, yaitu:

1. Berbasis Google Spreadsheet sehingga mudah diterapkan tanpa memerlukan pengadaan aplikasi khusus.
2. Proses pencatatan, rekapitulasi, monitoring, dan pelaporan terintegrasi dalam satu media administrasi.
3. Pemantauan dan pengambilan keputusan menjadi lebih mudah karena data pelayanan tersaji secara real time.
4. Format pencatatan terstandar sehingga meningkatkan konsistensi pengisian data.
5. Mudah diakses oleh petugas yang berwenang, mudah dikembangkan, serta memiliki biaya implementasi yang relatif rendah. 

TAHAPAN / CARA KERJA INOVASI

1. Petugas Instalasi Radiologi melakukan pencatatan dan pembaruan data administrasi pelayanan radiologi pada sistem SMART-RAD berbasis Google Spreadsheet.
2. Data pelayanan radiologi yang telah diperbarui tersimpan dalam sistem dan dapat diakses secara real timeoleh petugas radiologi yang berkepentingan.
3. Apabila terjadi penambahan atau perubahan data pelayanan radiologi, informasi pada sistem SMART-RAD diperbarui secara berkala oleh petugas yang bertanggung jawab.
4. Data yang tersimpan pada sistem SMART-RAD digunakan sebagai bahan monitoring dan evaluasi pelayanan radiologi sehingga pengelolaan administrasi pelayanan menjadi lebih tertib, terintegrasi, dan terdokumentasi dengan baik