SELARAS (Sistem Laporan Ruangan Spreadsheet)

Dasar Hukum

Pelaksanaan inovasi selaras, penggunaan spreadsheet sebagai media laporan ruangan di rumah sakit berlandaskan pada:

1. UU No. 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan
2. Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis
3. Peraturan Pemerintah No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
4. Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2017 tentang Inovasi Daerah
5. PermenPANRB No. 91 Tahun 2021 tentang Inovasi Pelayanan Publik
6. Pergub No.62 Tahun 2018 mengatur tentang Inovasi Daerah

Permasalahan Persoalan Makro

Transformasi digital kesehatan global yang berkembang pesat, ditunjukkan oleh adopsi EHR di lebih dari 95% rumah sakit AS serta bukti bahwa transisi ke sistem digital dapat mempercepat akses data hingga 50% dan mengurangi waktu tunggu pasien, belum sepenuhnya diikuti oleh Indonesia yang masih tertinggal signifikan dalam transformasi ini. Dari lebih 3.000 rumah sakit di Indonesia, hanya 24,5% yang telah mengimplementasikan Rekam Medis Elektronik (RME) secara penuh, sementara 36,5% belum menerapkannya sama sekali, dan hanya satu rumah sakit yang mencapai kematangan digital tertinggi (level 7) berdasarkan data Kementerian Kesehatan RI tahun 2024. Kesenjangan ini dipicu oleh hambatan struktural yang kompleks, meliputi keterbatasan infrastruktur teknologi, jaringan internet yang belum memadai, kurangnya SDM terlatih, hingga persepsi bahwa digitalisasi hanya mencakup sebagian fungsi tanpa mengintegrasikan seluruh proses pelayanan. Akibatnya, sebagian besar fasilitas kesehatan masih bergantung pada pencatatan manual yang mengharuskan staf medis menulis ulang dan merekap data secara fisik, menimbulkan pemborosan waktu kerja, kebutuhan ruang penyimpanan yang besar, kesulitan audit data historis, serta proses rekapitulasi bulanan yang lambat dan membebani, kondisi yang secara langsung menghambat efisiensi operasional dan kualitas pelayanan rumah sakit secara keseluruhan.

Persoalan Mikro

Proses pencatatan laporan ruangan yang masih menggunakan buku manual memicu inefisiensi kerja karena perawat harus melakukan pencatatan ganda dengan SIMRS, sehingga 50% waktu kerja habis untuk administrasi dan hanya menyisakan 50% waktu untuk pelayanan langsung pasien. Selain itu, ketergantungan pada media fisik ini membuat data rentan rusak, memperlambat rekapitulasi bulanan karena harus dihitung manual, serta menyulitkan penelusuran (tracking) data historis ruangan secara mendadak baik untuk kebutuhan manajerial medis maupun riset dasar mahasiswa.

Isu Strategis Global

Menurut laporan WHO tahun 2024, inefisiensi pencatatan dan manajemen data kesehatan menjadi ancaman nyata bagi pencapaian SDG 3, di mana 1 dari 10 pasien global mengalami bahaya medis akibat sistem informasi yang tidak akurat dan lambat diakses. Kondisi ini diperparah oleh beban administratif yang menguras rata-rata 34% waktu kerja staf medis hanya untuk pencatatan manual, memicu burnout dan menurunkan produktivitas layanan hingga 30%—hambatan langsung bagi SDG 8. Keseluruhan tantangan ini mempertegas urgensi SDG 9: digitalisasi infrastruktur kesehatan melalui sistem pelaporan yang efisien, akurat, dan mudah diakses bukan lagi pilihan, melainkan keharusan global.

Nasional

Indonesia tengah mengakselerasi transformasi digital kesehatan melalui platform SATUSEHAT, didorong oleh mandat PMK No. 24 Tahun 2022 yang menargetkan seluruh rekam medis beralih ke elektronik pada 2024–2025. Namun realitasnya, dari 3.270 rumah sakit yang ada, sekitar 80% fasilitas kesehatan belum terintegrasi secara digital dan data masih tersebar di ratusan aplikasi yang tidak terhubung. Kondisi ini bukan sekadar masalah teknis—pencatatan manual terbukti berisiko tinggi terhadap ketidakakuratan data, sementara penerapan Electronic Medical Records (EMR) mampu meningkatkan efisiensi dokumentasi hingga 30% dan memangkas waktu tunggu pasien hingga 50%. Kesenjangan antara target dan realita ini mempertegas bahwa digitalisasi pencatatan di tingkat ruangan adalah langkah mendasar yang tidak bisa ditunda.

Lokal

Tingginya ketergantungan pada administrasi manual menyebabkan sekitar 30–40% waktu kerja perawat tersita hanya untuk mendokumentasikan laporan harian dan mengisi SIMRS (Simgos), yang secara signifikan memotong alokasi waktu pelayanan langsung kepada pasien. Beban kerja manual ini juga memicu keterlambatan rekapitulasi, di mana proses pengolahan data dari buku ke laporan bulanan memakan waktu lebih dari satu bulan sehingga data yang dihasilkan seringkali tidak lagi relevan untuk bahan evaluasi cepat. Lebih jauh lagi, sistem pelaporan yang belum terdigitalisasi secara penuh ini mengakibatkan absensi data real-time, menyulitkan pencarian informasi yang cepat dan akurat saat kondisi mendesak, serta pada akhirnya menghambat laju pengambilan keputusan manajerial dan klinis yang berbasis data mutakhir.

Metode Pembaharuan

Kondisi sebelum inovasi

1. Pencatatan harian masih dilakukan secara manual menggunakan buku, sehingga proses pencatatan berulang di SIMGOS menghabiskan 30–40% waktu kerja tenaga medis dan mengurangi waktu pelayanan pasien.
2. Rekapitulasi data secara manual menyebabkan penyusunan laporan bulanan memakan waktu lebih dari satu bulan.
3. Penggunaan dokumen fisik meningkatkan risiko kehilangan, kerusakan, dan kesulitan penelusuran data historis pasien saat dibutuhkan untuk keperluan medis maupun audit yang mendesak.
4. Akses informasi terbatas karena data tidak dapat diakses secara real-time
5. Penyimpanan buku laporan menimbulkan penumpukan arsip sehingga membutuhkan ruang penyimpanan yang besar.

Kondisi Setelah Inovasi

1. Pencatatan harian dilakukan secara digital melalui SIMGOS sehingga tidak lagi terjadi pencatatan berulang dan waktu kerja tenaga medis dapat lebih difokuskan untuk pelayanan pasien.
2. Rekapitulasi data dilakukan secara otomatis sehingga laporan bulanan dapat disusun lebih cepat dan selesai tepat waktu.
3. Penggunaan sistem digital mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan data serta memudahkan penelusuran data historis pasien untuk kebutuhan medis maupun audit.
4. Informasi data ruangan dapat diakses secara real-time oleh pihak yang membutuhkan.
5. Data tersimpan secara digital sehingga tidak terjadi penumpukan arsip dan kebutuhan ruang penyimpanan fisik menjadi minimal.

KEUNGGULAN

1. Mengefisiensikan kebutuhan terhadap ruangan penyimpanan
2. Mencegah terjadinya pencatatan ganda karena integrasi sumber data tunggal
3. Menghilangkan kebutuhan penghitungan data secara manual
4. Data dapat diakses, diisi, dan dibagikan secara bersamaan oleh antar-unit atau manajemen secara real-time.
5. Data tersimpan rapi dalam jangka panjang, bebas dari risiko kerusakan fisik (seperti terkena tumpahan cairan atau robek), serta memiliki fitur pencarian cepat untuk pelacakan kembali (tracking).