SOBAD (Stok Opname Bahan Makanan Digital)

DASAR HUKUM:

1. UU No. 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan: Ini adalah "Omnibus Law" kesehatan yang mewajibkan setiap rumah sakit melakukan digitalisasi sistem informasi kesehatan dan manajemen RS secara terintegrasi.
2. PP No. 47 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Perumahsakitan: Mengatur standar pelayanan dan manajemen RS yang harus bermutu, efektif, dan efisien.
3. PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PSTE): Mewajibkan penyelenggara sistem elektronik (termasuk RS) untuk menyelenggarakan sistem secara aman, andal, dan bertanggung jawab.
4. PP No. 27 Tahun 2014 jo. PP No. 28 Tahun 2020tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. Mengharuskan pencatatan barang dilakukan secara akurat. Stok opname digital mempermudah proses audit dan pelaporan stok secara real-time.
5. PMK No. 78 Tahun 2013 tentang Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit (PGRS): disebutkan bahwa pengelolaan logistik (penyimpanan dan penyaluran bahan makanan) harus dilakukan secara efektif dan efisien.
6. PMK No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS): Regulasi ini secara spesifik menyebutkan bahwa RS harus memiliki SIMRS yang terintegrasi khususnya pengembangan Modul Logistik Gizi
7. Peraturan Gubernur Nomor 62 Tahun 2018 tentang Inovasi Daerah

PERMASALAHAN

Persoalan Makro

Pencatatan dan pelaporan manual sering kali menjadi titik lemah dalam pengelolaan keuangan negara/ daerah yang berpotensi menyebabkan kerugian negara. Hal ini seringkali menjadi temuan pada saat pemeriksaan. Kesalahan yang sering menjadi temuan seperti pencatatan ganda, selisih saldo, aset tetap tidak tercatat, kesalahan nilai dan lain-lain. Berdasarkan hasil pemeriksaan Badan Pemeriksan Keuangan (BPK) ditemukan masalah keuangan dan administratif pada Semester I tahun 2025 mencapai lebih kurang 4 % dari total anggaran. Hal ini menunjukkan bahwa kelemahan dalam sistem pencatatan bukan sekedar masalah teknis kecil, melainkan ancaman serius yang seharusnya dapat diselesaikan melalui akurasi sistem digital. Hal ini menjadikan cara pencatatan dan pelaporan manual tidak menjadi pilihan yang tepat lagi, disaat era digitalisasi sangat berkembang dengan pesat.

Persoalan Mikro

1. Sistem pencatatan dan pelaporan masih secara manual
2. Kesulitan dalam pembersihan/ pencocokan data
3. Waktu pelaporan data stok opname bahan makanan yang memakan waktu lama
4. Pencatatan bahan makan yang berulang-ulang dibeberapa bagian/unit di instalasi gizi
5. Penggunaan kertas yang masih tergolong tinggi
6. Pengontrolan laporan tidak bisa kapan saja dan dimana saja

ISU STRATEGIS

Global

Secara global, inefisiensi administratif dan sistem pelaporan manual telah menjadi kebocoran finansial masif yang menurut data World Economic Forum dan berbagai lembaga audit internasional dapat menguras hingga 5% dari PDB (Produk Domestik Bruto) global setiap tahunnya akibat kombinasi kesalahan manusia (human error), tumpang tindih data dan duplikasi data. Transformasi menuju pelaporan digital bukan lagi sekadar inovasi teknis, melainkan langkah mitigasi hukum dan ekonomi yang mendesak guna mencegah kerugian finansial yang timbul dari manajemen aset yang tidak transparan dan tidak terukur secara real-time.

Nasional

Di tingkat nasional, ketergantungan pada sistem pelaporan manual dan administrasi konvensional di sektor kesehatan telah menjadi celah utama terjadinya inefisiensi anggaran yang memicu temuan berulang oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terkait salah saji aset persediaan dan kerugian negara yang tidak sedikit. Berdasarkan evaluasi tata kelola pemerintahan, sistem manual menciptakan Inkonsistensi data yang mengakibatkan laporan keuangan rumah sakit tidak akurat, sulit diaudit, dan rentan terhadap praktik manipulasi stok serta pemborosan bahan logistik tanpa pengawasan sistematis.

Lokal

1. Pencatatan dan pelaporan stok opname bahan makanan secara manual
2. Pembersihan data/ pencocokan data yang berulang-ulang
3. Waktu pelaporan yang memakan waktu hampir satu bulan
4. Sulit melakukan pengontrolan laporan

METODE PEMBAHARUAN

Kondisi sebelum adanya inovasi

1. Sistem pencatatan dan pelaporan yang masih manual
2. Proses pencocokan data menjadi lebih lama karena sistem kalkulasi manual
3. Waktu yang dibutuhkan untuk pelaporan data stok opname hampir memakan waktu satu bulan
4. Akses data yang sulit untuk didapatkan secara cepat

Kondisi setelah adanya inovasi

1. Sistem pencatatan dan pelaporan stok opname secara berkala lebih mudah
2. Proses pencocokan data menjadi lebih cepat karena terkalkulasi secara otomatis
3. Waktu yang dibutuhkan untuk pelaporan data stok opname menjadi lebih cepat
4. Akses data mudah untuk didapatkan

KEUNGGULAN/ KEBAHARUAN

1. Akurasi data yang lebih tinggi dibandingkan dengan cara yang pelaporan secara manual
2. Waktu pelaporan stok opname lebih cepat
3. Aksesibilitas data lebih cepat

TAHAPAN INOVASI

1. Pembuatan sistem digital dengan menggunakan spreadsheet
2. Bahan makanan yang diterima oleh Tim Pemeriksa dientrikan kedalam sistem digital
3. Bahan makanan terkalkulasikan secara otomastis
4. Petugas mengentrikan sisa stok akhir bulan
5. Petugas Tim Pemeriksa Logistik Gizi mengentrikan harga bahan makanan akhir bulan
6. Laporan stok opname bahan makanan selesai dan siap diakses oleh pihak-pihak yang