Sipeda Gawai Elektronik (Sistim Informasi Pengelola Data Kepegawaian berbasis Elektronik)

DASAR HUKUM

1. UU No.17 Tahun 2023 tentang kesehatan
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3. Permenkes No.6 Tahun 2026 tentang Rumah sakit
4. Peraturan Pemerintah Tahun 2017 tentang Inovasi Daerah;
5. Permenpan RB No. 1 Tahun 2023 tentang Jabatan Fungsional;
6. Permenpan RB No. 6 Tahun 2022 mengatur tentang pengelolaan kinerja pegawai ASN, termasuk penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dan penilaian kinerja;
7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2021 tentang Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik di Lingkungan Kementerian/lembaga, Pemerintah Daerah, Badan Usaha Milik Negara, dan Badan Usaha Milik Daerah;
8. Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 62 Tahun 2018 tentang Inovasi Daerah;

PERMASALAHAN

Permasalahan Makro

Transformasi digital telah menjadi agenda global dalam memperkuat sistem kesehatan. Menurut World Health Organization (WHO) melalui Global Strategy on Digital Health 2020–2025, pemanfaatan teknologi digital diarahkan untuk meningkatkan efisiensi sistem kesehatan, memperkuat tata kelola, meningkatkan kualitas data, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis bukti. WHO juga menegaskan bahwa digitalisasi tidak hanya diterapkan pada pelayanan klinis, tetapi juga pada pengelolaan sumber daya manusia dan administrasi organisasi kesehatan sehingga pelayanan menjadi lebih efektif, efisien, dan berkelanjutan,(WHO, 2021). Selain itu, laporan Economic Co-operation and Development (OECD) tahun 2023 menyebutkan bahwa negara-negara yang telah menerapkan sistem administrasi digital mampu mengurangi waktu proses administrasi hingga 30–50%, meningkatkan akurasi data lebih dari 90%, serta menekan penggunaan dokumen kertas secara signifikan. Hal ini menunjukkan bahwa digitalisasi administrasi bukan hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mendukung tata kelola organisasi yang lebih baik.(EOCD, 2023) Di Indonesia, transformasi digital menjadi salah satu prioritas pembangunan nasional. Melalui Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), seluruh instansi pemerintah didorong untuk mengembangkan pelayanan administrasi berbasis elektronik guna meningkatkan efektivitas, efisiensi, akuntabilitas, dan kualitas pelayanan publik. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPAN-RB) juga menempatkan digitalisasi administrasi sebagai indikator penting dalam reformasi birokrasi. Berdasarkan Indeks SPBE Nasional Tahun 2024, nilai rata-rata SPBE Indonesia mencapai sekitar 3,09 (kategori Baik), meningkat dibandingkan tahun sebelumnya. Peningkatan ini menunjukkan semakin luasnya implementasi sistem informasi elektronik pada instansi pemerintah, termasuk rumah sakit milik pemerintah daerah.(Perpres No.95, 2018) Berdasarkan kondisi di RSUD Prof. H. Muhammad Yamin SH Pariaman dengan jumlah 552 pegawai, pengelolaan administrasi menjadi semakin kompleks. Penyimpanan dokumen masih dilakukan dalam bentuk arsip fisik dan file digital yang tersimpan pada berbagai folder komputer, belum adanya sistem yang mampu memberikan informasi secara terpusat menyebabkan petugas harus membuka satu per satu arsip atau folder penyimpanan untuk memastikan kelengkapan dokumen pegawai. Proses ini meningkatkan risiko terjadinya duplikasi data, dokumen tidak terdokumentasi dengan baik, keterlambatan pembaruan data, bahkan potensi kehilangan dokumen penting akibat kerusakan arsip maupun kesalahan penyimpanan. Kondisi tersebut berdampak pada belum optimalnya pelayanan administrasi kepegawaian, meningkatnya beban kerja petugas administrasi, serta belum maksimalnya dukungan data kepegawaian sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen rumah sakit.(Data SDM RSMY, 2025/2026)

Permasalahan Mikro

1. RSUD Prof Muhammad Yamin SH mengelola pelayanan kepegawaian untuk 552 tenaga dengan rincian PNS 365, PPPK 48 dan 139 tenaga kontrak. Jumlah tenaga yang cukup banyak menyulitkan petugas adminstrasi dalam memantau dan mengumpulkan berkas.
2. Data kepegawaian masih berbentuk manual sehingga memakan waktu lama dan rumit untuk proses pencarian data yang dapat menghambat proses pekerjaan selanjutnya
3. Pengurusan Cuti pegawai yang berdasarkan aturan diberikan 12 hari kerja, karena tidak terdokumentasi dengan baik di kepegawaian maka pegawai yang bersangkutan sulit mengetahui sisa cuti mereka untuk tahun berjalan tersebut
4. Laporan yang sering serta merta diminta oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Barat mengakibatkan staf di kepegawaian sulit mengolah data karena pengelolaan data saat ini kurang efektif

ISU STRATEGIS

Global

Perkembangan teknologi informasi telah mengubah paradigma pengelolaan organisasi dari sistem administrasi konvensional menuju data-driven organization, yaitu organisasi yang menjadikan data sebagai dasar dalam setiap pengambilan keputusan. Menurut World Health Organization (WHO), sekitar 60% negara anggota WHO telah memiliki strategi nasional digital health, namun implementasinya masih menghadapi tantangan dalam integrasi data dan pengelolaan sumber daya manusia kesehatan. Selain itu, survei World Bank GovTech Maturity Index 2022 menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi digital dalam administrasi pemerintahan terbukti mampu meningkatkan efisiensi proses administrasi dan mempercepat pengambilan keputusan berbasis data. Kondisi ini menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi kepegawaian secara elektronik menjadi salah satu kebutuhan penting untuk mewujudkan tata kelola organisasi kesehatan yang efektif, efisien, dan berkelanjutan. Di sektor kesehatan, tantangan global tidak lagi hanya berfokus pada peningkatan mutu pelayanan klinis, tetapi juga pada kemampuan organisasi mengelola sumber daya manusia secara cepat, akurat, dan adaptif terhadap perubahan. Rumah sakit dituntut memiliki sistem informasi yang mampu menyediakan data kepegawaian secara real time sebagai dasar perencanaan kebutuhan SDM, pengembangan kompetensi, serta peningkatan kinerja organisasi. Oleh karena itu, digitalisasi administrasi kepegawaian menjadi bagian penting dalam mewujudkan tata kelola rumah sakit yang modern dan berkelanjutan.

Nasional

Di Indonesia, percepatan transformasi digital pemerintahan terus mengalami peningkatan. Berdasarkan Hasil Evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) Tahun 2024, rata-rata Indeks SPBE Nasional mencapai 3,09 (kategori Baik), meningkat dibandingkan tahun sebelumnya. Meskipun demikian, hasil evaluasi Kementerian PANRB menunjukkan masih terdapat instansi pemerintah yang menghadapi kendala dalam integrasi data dan digitalisasi administrasi internal, termasuk pengelolaan data kepegawaian. Oleh karena itu, pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE mendorong seluruh instansi, termasuk rumah sakit pemerintah, untuk mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi guna meningkatkan efektivitas pelayanan administrasi dan kualitas tata kelola organisasi.

Lokal

RSUD Prof. H. Muhammad Yamin SH merupakan rumah sakit pemerintah tipe B yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan sekaligus mengelola administrasi kepegawaian bagi 552 orang pegawai, yang terdiri atas 365 Pegawai Negeri Sipil (66,1%), 48 Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (8,7%), dan 139 tenaga kontrak (25,2%). Sebagai rumah sakit dengan jumlah sumber daya manusia yang cukup besar, kebutuhan terhadap pengelolaan data kepegawaian yang cepat, akurat, dan terintegrasi semakin meningkat. Namun, pengelolaan dokumen kepegawaian seperti data pendidikan, jabatan, pangkat, kenaikan gaji berkala, izin, dan cuti masih menghadapi kendala karena sebagian dokumen tersimpan pada arsip fisik maupun media penyimpanan yang terpisah. Kondisi tersebut menyebabkan proses pencarian data, pembaruan dokumen, dan penyusunan laporan administrasi memerlukan waktu yang lebih lama sehingga belum sepenuhnya mendukung pelayanan administrasi kepegawaian yang efektif.. Berdasarkan wawancara dengan petugas SDM, Rata-rata pencarian satu dokumen memerlukan waktu 10–20 menit, sedangkan penyusunan rekapitulasi data untuk kebutuhan administrasi dapat memerlukan waktu 1–3 hari kerja. Kondisi tersebut berdampak pada lambatnya pelayanan administrasi kepegawaian serta meningkatkan beban kerja petugas. (Data SDM RSMY, 2025/2026). Berdasarkan kondisi tersebut, dikembangkan inovasi SIPEDA GAWAI ELEKTRONIK (Sistem Informasi Pengelola

Data Kepegawaian Berbasis Elektronik) sebagai media pengelolaan data kepegawaian yang terintegrasi.

METODE PEMBEHARUAN

Kondisi Sebelum Inovasi