SIMI (Sistem Informasi Manejemen Inventory)

1. Memangkas tahapan administrasi pengamprahan barang
2. Transformasi digitalisasi dalam pelayanan administrasi
3. Mengurangi penggunaan kertas
4. Efisiensi tenaga, waktu dan anggaran

DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 Tentang Kesehatan;
2. Undang- undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2017 tentang Inovasi Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 206, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6123);
4. Peraturan Presiden RI Nomor 82 Tahun 2023 Tentang Percepatan Transformasi Digital dan Keterpaduan Layanan Digital Nasional
5. Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Sampah Pada Bank Sampah;
6. Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 62 Tahun 2018 tentang Inovasi Daerah
7. Peraturan Gubernur Nomor 21 Tahun 2024 tentang Pembentukan, Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi setra Tata Kerja Rumah Sakit Daerah

PERMASALAHAN

Permasalahan Makro

Masih tingginya penggunaan kertas di era digital pada instansi pemerintahan di Indonesia, khususnya di Provinsi Sumatera Barat, mencerminkan belum optimalnya pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang modern dan efisien. Kondisi ini menunjukkan adanya kesenjangan dalam proses transformasi digital, terutama dalam pengelolaan administrasi dan layanan berbasis sistem elektronik.

Berdasarkan data Badan Kepegawaian Negara, jumlah Aparatur Sipil Negara (ASN) di

Indonesia mencapai sekitar 4,4 juta orang. Dengan asumsi rata-rata penggunaan kertas per ASN, potensi penggunaan kertas di lingkungan instansi pemerintah diperkirakan mencapai puluhan miliar lembar per tahun. Pada tingkat Provinsi Sumatera Barat, dengan jumlah ASN sekitar 20.000 orang, estimasi penggunaan kertas mencapai ratusan juta lembar atau setara ratusan ribu rim setiap tahunnya.

Salah satu perangkat daerah yang turut berkontribusi terhadap tingginya penggunaan kertas tersebut adalah Rumah Sakit Umum Daerah Prof. H. Muhammad Yamin, S.H. Penggunaan kertas di lingkungan rumah sakit tidak hanya terjadi pada pelayanan medis, seperti pencatatan status pasien, tetapi juga pada kegiatan administrasi perkantoran serta proses pengelolaan inventory, termasuk dalam pengajuan dan pendistribusian alat tulis kantor (ATK) di gudang.

Penggunaan kertas yang masih dominan dalam proses pengelolaan inventory menyebabkan berbagai permasalahan, antara lain inefisiensi biaya operasional, keterlambatan dalam

proses administrasi, serta keterbatasan dalam penyediaan data yang cepat, akurat, dan terintegrasi. Selain itu, kondisi ini juga berdampak pada aspek lingkungan, mengingat

tingginya konsumsi kertas berkontribusi terhadap peningkatan penggunaan sumber daya

alam.

Permasalahan Mikro

Berdasarkan kondisi faktual di lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Prof. H. Muhammad Yamin, S.H., terdapat beberapa permasalahan operasional terkait pengelolaan inventory,

khususnya dalam proses pengajuan dan penggunaan alat tulis kantor (ATK), sebagai berikut:

1.  Penumpukan Sampah Kertas Amprah ATK

 Proses pengajuan kebutuhan ATK yang masih menggunakan media kertas menyebabkan terjadinya penumpukan dokumen amprah yang tidak terkelola secara optimal, sehingga menimbulkan permasalahan kebersihan dan kerapian lingkungan kerja.

1.  Peningkatan Biaya Operasional

 Penggunaan kertas secara berkelanjutan dalam proses administrasi amprah ATK menjadi salah satu faktor yang meningkatkan beban biaya operasional Badan Layanan Umum Daerah (BLUD), khususnya dalam pengadaan kertas dan kebutuhan pendukung lainnya.

1.  Proses Administrasi yang Tidak Efisien

 Mekanisme pengajuan yang masih bersifat manual dan berjenjang menyebabkan proses administrasi menjadi lebih panjang, memerlukan waktu yang lebih lama, serta meningkatkan beban kerja pegawai.

1.  Risiko Kesehatan Lingkungan

  Penumpukan sampah kertas dari dokumen amprah berpotensi menjadi media

berkembangnya vektor dan binatang pembawa penyakit, seperti tikus, lalat, dan kecoa, yang dapat berdampak pada kesehatan lingkungan rumah sakit.

ISU STRATEGIS

Global

Perkembangan digitalisasi di tingkat global pada era globalisasi telah mendorong optimalisasi konektivitas antarnegara melalui pemanfaatan teknologi informasi, seperti internet, cloud computing, dan kecerdasan buatan (artificial intelligence). Transformasi digital tersebut berkontribusi signifikan dalam meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat arus informasi, serta mendorong pertumbuhan ekonomi digital di berbagai sektor, termasuk sektor pelayanan publik.

Salah satu dampak positif dari digitalisasi adalah terciptanya efisiensi dalam proses kerja, di antaranya melalui pengurangan penggunaan kertas (paperless system). Penerapan sistem berbasis digital tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga mendukung upaya pelestarian lingkungan dengan menekan konsumsi sumber daya alam yang digunakan dalam produksi kertas.

Di sisi lain, permasalahan lingkungan global masih menjadi tantangan serius. Berdasarkan data World Bank tahun 2022, sekitar 33% sampah di dunia belum dikelola secara optimal, sehingga berpotensi menimbulkan pencemaran dan kerusakan lingkungan. Kondisi ini

diperparah oleh praktik pengelolaan sampah yang belum memadai, seperti sistem open dumping, yaitu metode pembuangan sampah secara terbuka tanpa pengolahan yang memadai, yang mengakibatkan penumpukan sampah di tempat pembuangan akhir (TPA).

Dalam konteks tersebut, transformasi digital melalui penerapan sistem informasi, seperti SIMI (Sistem Informasi Manajemen Inventory), menjadi salah satu langkah strategis dalam

mendukung efisiensi kerja sekaligus berkontribusi pada pengurangan limbah kertas. Dengan demikian, inovasi berbasis digital tidak hanya memberikan manfaat dari sisi operasional organisasi, tetapi juga memiliki dampak positif terhadap keberlanjutan lingkungan secara global.

Nasional

Di Indonesia pemerintah melalui Perpres No. 82 Tahun 2023: Mengatur tentang percepatan transformasi digital dan keterpaduan layanan digital nasional melalui aplikasi. Percepatan ini akan berdampak pada pengurangan penggunaan kertas.

Lokal

Komitmen pemerintah Provinsi Sumatera Barat menerapkan digitalisasi di lingkungan pemerintah provinsi Sumatera barat dan juga sebagai Upaya efesiensi anggaran di era efisiensi yang di terapkan oleh pemerintah pusat

METODE PEMBAHARUAN

Kondisi Sebelum Inovasi

Sebelum diterapkannya inovasi SIMI (Sistem Informasi Manajemen Inventory), proses pengelolaan permintaan barang (amprah) di gudang Rumah Sakit Umum Daerah Prof. H. Muhammad Yamin, S.H. masih dilakukan secara manual dengan berbagai keterbatasan, antara lain sebagai berikut:

1. Penggunaan Media Kertas

 Proses pengajuan permintaan barang masih menggunakan formulir berbasis kertas sebagai persyaratan administrasi, sehingga kurang efisien dan berpotensi menimbulkan penumpukan dokumen.

1. Proses Persetujuan yang Berjenjang dan Memakan Waktu

  Pengamprah harus melakukan proses pengajuan secara langsung dengan memperoleh

tanda tangan dari petugas gudang dan pejabat berwenang. Proses ini memerlukan waktu rata-rata ±30 menit untuk satu kali pengajuan.

1. Inefisiensi Waktu

 Seluruh proses yang masih manual menyebabkan penggunaan waktu dan tenaga menjadi tidak optimal, baik bagi petugas ruangan maupun petugas gudang.

Kondisi Setelah Inovasi

Setelah diterapkannya inovasi SIMI (Sistem Informasi Manajemen Inventory) di Rumah Sakit Umum Daerah Prof. H. Muhammad Yamin, S.H., proses pengelolaan permintaan barang

(amprah) mengalami peningkatan yang signifikan, dengan kondisi sebagai berikut:

1. Digitalisasi Proses Permintaan Barang